Kennis Is Macht En Laat (IT) Projecten Slagen

Doe even mee…
Stel je deze situatie voor. Je bent in een land waarvan je de taal niet speekt en niet kan lezen omdat het gebruikte alfabet tekens bevat welke jij niet beheerst. Alle straatnaam-/uithang-/advertentieborden e.d. bevatten dus teksten die voor jou totaal niet te volgen zijn, op de afbeeldingen na dan.

Afhankelijk van de situatie kan dit leuk of heel vervelend zijn. Het is leuk/prettig wanneer je in dat land op vakantie bent. Het draagt immers bij aan het ‘vakantiegevoel’. Je bent er helemaal tussen uit en je doet allemaal nieuwe indrukken op.

Minder leuk wordt wanneer je niet de weg kunt vragen omdat je de taal niet spreekt. Nog minder leuk wordt het wanneer je dringend (medische) hulp nodig hebt en er niemand is die jouw taal spreekt.

Wat heeft deze situatie te maken met IT en trainingen?
Goede vraag! En eerlijk gezegd: het heeft er ALLES mee te maken.

Maar al te vaak zijn er grootschalige (IT) projecten opgezet waarbij er vanuit de puur technische kant alles tot de puntjes is ingeregeld en uitgevoerd. Hiermee wordt het een groot succes. Immers, de implementatie/migratie is geslaagd! De overgang naar het nieuwe systeem / de nieuwe omgeving is goed gegaan, zonder ongeplande outages. Prima!

Neem als voorbeeld een migratie naar Office 365.

Operatie geslaagd, patiënt overleden…
Hoewel het op het eerste gezicht lijkt dat het project geslaagd is, blijkt de realiteit weerbarstiger te zijn.

Reden? Er is niet aan alles gedacht. Ja, de beheerorganisatie heeft de benodigde trainingen gekregen, er is kennisoverdracht geweest aan die kant van het verhaal. So far so good.

Maar hoe zit het met de eindgebruikers? Dus alle andere medewerkers die met Office 365 aan de slag moeten gaan? Zij zijn immers degenen die ‘productie draaien’ en daarbij o.a. gebruik maken van de vele mogelijkheden, apps en vormen van samenwerking die Office 365 biedt.

Alleen: onbekend maakt onbemind. Dus wanneer er geen degelijke kennisoverdracht, in de vorm van praktische en pragmatische workshops plaats heeft gevonden, zal er nooit het maximale rendement uit de gedane investeringen voor Office 365 gerealiseerd kunnen worden.

Kortom, een groot gedeelte van de eindgebruikers (of allemaal) worden in een soortgelijke situatie geduwd: Ze bevinden zich in een (digitaal) land waarvan ze de taal niet of nauwelijks beheersen. Laat staan dat ze in staat zijn er zelfstandig hun weg te vinden, of een kop koffie te bestellen…

Doe niet zo moeilijk! Iedereen kan toch mailen? Dat is Office 365!
Ja en nee. Uiteraard kun je met Office 365 mailen. En tegenwoordig kan iedereen mailen. Alleen biedt Office 365 zoveel meer dan de mailfunctionaliteit alleen. Het is van een plat mailplatform gegroeid naar een multifunctioneel (online) samenwerkingsplatform met een grote hoeveelheid aan apps omdat te realiseren.

Office 365 apps
Iedereen kent Outlook en de andere standaard Office applicaties. Maar wie heeft er al gehoord van en werkt dagelijks (!) o.a. met:

• Teams;
• Delve;
• Form;
• OneNote;
• Dynamics;
• OneDrive;
• Planner;
• PowerBI;
• StaffHub;
• Sway;
• Tasks;
• To_Do;
• Video?

Kennis is macht & gemak
Bij veel organisaties wordt het nu erg stil. En dat is een gemiste kans. Want deze apps zijn er om jou het werk te vereenvoudigen. Om sneller gegevens uit te wisselen, effectiever te vergaderen, eenvoudiger gegevens inzichtelijk te maken en om beter te communiceren.

Daarbij zijn de meeste apps laagdrempelig qua gebruik. Alleen dient men er wel basiskennis van te hebben, zoals:

1. Dat ze er zijn;
2. Waar te vinden;
3. Wat de apps doen, leveren en kunnen;
4. Hoe ze optimaal in te zetten;
5. Onderling af te spreken deze apps wel of niet, en zo ja hoe in te zetten.

Een kleine investering, een maximaal resultaat
Door de eindgebruikers praktische en pragmatische workshops te laten volgen, leren ze snel wat er allemaal mogelijk is en hoe het in te zetten. Dit kost niet veel tijd en zorgt ervoor dat de investeringen in Office 365 zich sneller terugbetalen.

Hiermee, om terug te gaan naar de eerder besproken voorbeeldsituatie, spreken de eindgebruikers wel de taal die nodig is om hen weg te vinden in het land en zelfstandig te handelen. Dit levert de organisatie veel op, zoals een meer tevreden workforce en efficiënter gebruik van de beschikbare (IT) middelen.

Wij van WC Eend…
Vanuit Vijfhart weten wij als geen ander dat eindgebruikers cruciaal zijn in het laten slagen van welk IT project dan ook. Neem deze groep dan ook mee in de budgettering van uw IT projecten en zorg dat ze in staat zijn om de nieuwe IT middelen goed te gebruiken.

Dit scheelt een hoop onvrede en een onnodig overbelaste helpdesk welke overstelpt wordt met vele ‘hoe’ en ‘waarom’ vragen.

Vijfhart levert vele eindgebruikerstrainingen en is daarbij in staat om ook maatwerk te leveren opdat uw organisatie maximaal wordt geholpen. Aarzel niet en neem contact met ons op.